Polityka prywatności

Najważniejsze w skrócie:

• Strona i panel klienta nie używają narzędzi analitycznych ani reklamowych. Pliki cookies zapisujemy tylko w panelu klienta i tylko te, które są potrzebne do zalogowania.
• Poza podstawowymi danymi technicznymi, które dostaje każda strona przy otwarciu podstrony, dane dostajemy tylko wtedy, gdy je wysyłasz: zgłaszasz uwagi, klikasz „Wyślij maila” w instrukcji, sprawdzasz domenę albo pocztę, korzystasz z panelu klienta, piszesz albo dzwonisz.
• Gdy klikniesz „Wyślij maila”, kopia treści maila trafia od razu do zespołu PerfoState - także wtedy, gdy ostatecznie nie wyślesz maila ze swojej skrzynki pocztowej.

1. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem, czyli firmą, która decyduje, po co i jak przetwarzamy Twoje dane, jest RENDPRO LIMITED, 167-169 Great Portland Street, Fifth Floor, London W1W 5PF, Wielka Brytania, spółka zarejestrowana w Companies House pod numerem 12485411. PerfoState to marka RENDPRO LIMITED. W tej polityce piszemy o sobie „my”.

Spółka ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, a strona jest skierowana do osób w Polsce. Dlatego stosujemy RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (rozporządzenie 2016/679), oraz brytyjskie przepisy o ochronie danych (UK GDPR).

2. Jak się z nami skontaktować w sprawie danych?

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych:

• e-mail: kontakt [małpa] rend.pro,
• telefon: +48 514 144 053,
• list: RENDPRO LIMITED, 167-169 Great Portland Street, Fifth Floor, London W1W 5PF, Wielka Brytania.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo w naszym przypadku przepisy tego nie wymagają.

Nasz przedstawiciel w Unii Europejskiej (art. 27 RODO): Aleksander Gadomski, e-mail kontakt [małpa] aleksandergadomski.pl. Możesz pisać do niego w każdej sprawie dotyczącej Twoich danych.

3. Jakie dane zbieramy, po co i na jakiej podstawie?

Podstawy prawne to przepisy art. 6 ust. 1 RODO. Najczęściej jest to uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): przetwarzamy dane, bo mamy ważny powód, który opisujemy przy każdym celu. Możesz się temu sprzeciwić (pkt 9).

Okno „Zgłoś uwagi lub błędy”

• Jakie dane? opis, który wpiszesz, adres podstrony i miejsce na stronie, z którego zgłaszasz uwagę, wielkość ekranu (i czy to ekran dotykowy) oraz techniczny identyfikator przeglądarki (nazwa i wersja przeglądarki, system operacyjny, a na niektórych telefonach także model urządzenia). Nie pytamy o imię ani e-mail. Jeśli wpiszesz je w opisie, też je dostaniemy.
• Po co? żeby poprawić błąd albo treść na stronie. Wielkość ekranu i przeglądarka pomagają nam odtworzyć problem.
• Podstawa prawna: uzasadniony interes - poprawianie strony i odpowiadanie na zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Gdzie trafiają? jako powiadomienie na zamknięty kanał zespołu PerfoState w komunikatorze Discord (pkt 6).

Przycisk „Wyślij maila” w instrukcjach

Pod szablonami maili w instrukcjach możesz wpisać dane, które od razu uzupełniają treść maila. Przycisk „Wyślij maila” robi dwie rzeczy:

1. Otwiera Twoją skrzynkę pocztową z gotowym mailem. Mail wysyłasz Ty, ze swojej skrzynki, i przed wysłaniem możesz go zmienić.

2. W tej samej chwili wysyła kopię do zespołu PerfoState - także wtedy, gdy ostatecznie nie wyślesz maila.

3. Jakie dane trafiają do nas w kopii? temat i treść maila, adres odbiorcy i adres w kopii, wybrana forma (Per „Ty” albo Per „Państwo”), nazwa instrukcji i kroku, adres podstrony oraz wszystko, co wpiszesz w pola nad szablonem, np. domena, firma, w której jest domena, Twój podpis (imię i nazwisko, firma), a w niektórych szablonach imię i nazwisko, e-mail i telefon osoby, która zarządza domeną (pkt 4).

4. Po co? żeby od razu wiedzieć, w czym pomóc, i szybciej przygotować odpowiedź, np. wpisy DNS dla Twojej domeny. Adres IP Twojego urządzenia służy wyłącznie do ograniczenia liczby wysyłek, żeby nikt nie nadużywał przycisku. Adresu IP nie zapisujemy na stałe.
5. Podstawa prawna: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy albo w ramach umowy z nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); gdy jeszcze nie rozmawiamy o współpracy - uzasadniony interes, czyli szybka pomoc w sprawie, z którą się zgłaszasz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Gdzie trafiają? kopia jako powiadomienie na zamknięty kanał zespołu w komunikatorze Discord. Wysłany przez Ciebie mail trafia do odbiorcy, którego wskażesz, i do naszej skrzynki pocztowej, gdy jesteśmy odbiorcą albo jesteśmy w kopii.

Jeśli wyłączysz w przeglądarce JavaScript, przycisk tylko otwiera skrzynkę pocztową i nie wysyła nam kopii.

Narzędzie „Nie wiesz, gdzie jest domena?”

• Jakie dane? nazwa domeny, którą wpiszesz, i adres IP Twojego urządzenia.
• Po co? nazwę domeny sprawdzamy w publicznym rejestrze domen i pokazujemy tylko nazwę firmy, w której domenę kupiono. Danych właściciela domeny nie pobieramy i nie pokazujemy. Adres IP służy wyłącznie do ograniczenia liczby wyszukiwań, żeby nikt nie nadużywał narzędzia. Adresu IP nie zapisujemy na stałe i nie przekazujemy go rejestrowi.
• Podstawa prawna: uzasadniony interes - udostępnienie narzędzia i ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Rejestr domeny dostaje od nas tylko nazwę domeny, bez danych o Tobie.

Narzędzie „Nie wiesz, gdzie masz pocztę?”

• Jakie dane? domena, którą wpiszesz, i adres IP Twojego urządzenia. Jeśli wpiszesz adres e-mail, Twoja przeglądarka wysyła nam tylko domenę, czyli część adresu po znaku @. Pełnego adresu e-mail nie dostajemy, nie zapisujemy i nikomu nie przekazujemy.
• Po co? domenę sprawdzamy w jej publicznych ustawieniach (DNS) i pokazujemy, w jakiej firmie działa jej poczta, z linkami do logowania do poczty i do panelu tej firmy. Adres IP służy wyłącznie do ograniczenia liczby sprawdzeń, żeby nikt nie nadużywał narzędzia. Adresu IP nie zapisujemy na stałe.
• Podstawa prawna: uzasadniony interes - udostępnienie narzędzia i ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Serwery DNS dostają od nas tylko nazwę domeny, bez danych o Tobie.

Panel klienta

Klientom, z którymi przygotowujemy stronę, dajemy dostęp do panelu klienta pod adresem app.perfostate.pl. Panel pokazuje postęp prac i kolejne kroki projektu. Login i hasło dostajesz od nas. Wcześniej panel działał pod adresem perfostate.pl/projekt/, który teraz prowadzi do nowego panelu.

• Jakie dane? nazwa Twojej firmy, NIP (gdy jest potrzebny do umowy), adres e-mail (gdy nam go podasz), nazwa projektu, kroki projektu z datami, krótkimi notatkami i linkami (np. do podglądu strony albo umowy), wybrana firma na fakturze, Twoje zgłoszenia „Gotowe” oraz login. Hasło przechowujemy tylko jako skrót, z którego nie da się go odczytać. Przy logowaniu serwer widzi też adres IP Twojego urządzenia.
• Dziennik zmian. Zapisujemy, kto i kiedy zmienił dane konta albo projektu: Ty (np. logowanie, zgłoszenie „Gotowe”, zmiana hasła) albo my. W dzienniku nie ma haseł ani adresów IP.
• Ochrona przed zgadywaniem hasła. Przy nieudanym logowaniu, nieudanej zmianie hasła i kliknięciu „Gotowe” zapisujemy czas oraz skrót adresu IP i loginu, z którego nie da się odczytać samego adresu ani loginu. Te zapisy usuwamy automatycznie najpóźniej po 2 dniach.
• Po co? żeby pokazać Ci postęp prac, kolejne kroki i instrukcje, żeby projekt widziały tylko osoby, które znają login i hasło, i żeby można było sprawdzić, kto i kiedy coś zmienił. Adres IP służy wyłącznie do ograniczenia liczby prób logowania i zgłoszeń.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy z nami i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dziennik zmian i ochrona panelu przed nadużyciami - uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Przycisk „Gotowe”. Gdy klikniesz „Gotowe” przy swoim kroku, zapisujemy zgłoszenie w panelu i wysyłamy powiadomienie na zamknięty kanał zespołu w komunikatorze Discord: nazwa firmy, login, nazwa projektu i krok, a w kroku wyboru firmy na fakturze także wybrana firma. Adresu IP ani adresu e-mail nie przekazujemy. Na koncie pokazowym zgłoszenie zapamiętuje tylko Twoja przeglądarka (pkt 11).
• Gdzie są dane? w bazie danych panelu na serwerach we Frankfurcie (Niemcy), u dostawcy bazy danych i dostawcy hostingu (pkt 6). Widzisz je Ty i osoby, którym przekażesz login i hasło. Po naszej stronie dostęp do danych w panelu ma tylko właściciel PerfoState, przez osobne konto administratora. Pliki z danymi projektów ze starego panelu przechowujemy jeszcze w prywatnym repozytorium kodu strony, do czasu ich usunięcia.

Mail i telefon

• Jakie dane? to, co podasz, pisząc lub dzwoniąc: zwykle imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i treść sprawy.
• Po co? żeby odpowiedzieć, przygotować ofertę albo wykonać usługę, o którą prosisz.
• Podstawa prawna: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w pozostałych sprawach uzasadniony interes - odpowiedź na wiadomość i możliwość wykazania, co ustaliliśmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeśli zawrzemy umowę, dane potrzebne do jej wykonania i rozliczenia opisujemy w umowie.

Odwiedziny strony

• Jakie dane? przy każdym wejściu na stronę serwer otrzymuje adres IP, datę i godzinę, adres podstrony oraz informacje o przeglądarce i systemie. Tak działa każda strona internetowa.
• Po co? żeby wyświetlić stronę, utrzymać ją w działaniu i chronić przed atakami.
• Podstawa prawna: uzasadniony interes - działanie i bezpieczeństwo strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Te dane widzi dostawca hostingu (pkt 6). Nie używamy ich do rozpoznawania osób.

4. Co z danymi innej osoby, które nam podajesz?

W instrukcji zmiany ustawień domeny możesz podać imię i nazwisko, e-mail i telefon osoby, która zarządza Twoją domeną, np. informatyka albo firmy, która prowadziła Twoją stronę. Możesz też wysłać do niej maila z szablonu, w którym jesteśmy w kopii.

• Skąd mamy te dane? od Ciebie, z pól nad szablonem maila.
• Jakie dane? imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i informacja, że ta osoba zarządza wskazaną domeną.
• Po co? żeby ustalić z tą osobą zmianę ustawień domeny, o którą prosisz.
• Podstawa prawna: uzasadniony interes - nasz i Twój: przeniesienie Twojej strony wymaga kontaktu z osobą, która ma dostęp do domeny (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podawaj dane innej osoby tylko wtedy, gdy wie ona o sprawie albo może się jej spodziewać, np. dlatego, że zarządza Twoją domeną. Mail z szablonu do tej osoby zawiera link do tej polityki. Dodatkowo informujemy ją o przetwarzaniu jej danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z nią.

5. Czy musisz podać dane?

Nie. Podanie danych jest dobrowolne. Bez opisu nie przyjmiemy zgłoszenia uwag, bez nazwy domeny nie sprawdzimy domeny ani poczty, a bez adresu e-mail lub numeru telefonu nie odpowiemy na Twoją sprawę. Ze strony możesz korzystać bez podawania jakichkolwiek danych.

6. Komu przekazujemy dane?

Dane widzą tylko osoby z zespołu PerfoState, które zajmują się Twoją sprawą. Korzystamy też z usług innych firm:

• Vercel Inc. (USA) - hosting strony, panelu klienta i funkcji, które obsługują zgłoszenia, kopie maili oraz sprawdzanie domeny i poczty. Funkcje panelu klienta działają na serwerach we Frankfurcie (Niemcy). Przetwarza dane w naszym imieniu.
• Neon, LLC (USA, spółka z grupy Databricks) - baza danych panelu klienta na serwerach we Frankfurcie (Niemcy). Usługę zamawiamy przez Vercel. Przetwarza dane w naszym imieniu.
• GitHub, Inc. (USA) - przechowuje w prywatnych repozytoriach kod strony i panelu klienta, a do czasu usunięcia także pliki z danymi projektów ze starego panelu klienta. Przetwarza dane w naszym imieniu.
• Discord, Inc. (USA) - komunikator, w którym na zamkniętym kanale dostajemy powiadomienia ze zgłoszeniami uwag, kopiami maili z instrukcji i kliknięciami „Gotowe” w panelu klienta. Dostawca przetwarza te dane także według własnych zasad (polityka prywatności Discord).
• Dostawca naszej poczty e-mail - obsługuje skrzynkę, do której trafiają Twoje maile.

Dane mogą też otrzymać:

• osoba, do której wysyłasz maila z szablonu (np. osoba, która zarządza domeną),
• nasi doradcy prawni i księgowi, gdy potrzebujemy ich pomocy,
• sądy, urzędy i inne organy - tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów reklamowych.

7. Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Tak, w dwóch sytuacjach:

• Wielka Brytania. Nasza spółka ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Komisja Europejska uznała, że Wielka Brytania zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych (decyzja o adekwatności z art. 45 RODO, odnowiona 19 grudnia 2025 r.).
• Stany Zjednoczone. Vercel Inc., Neon, LLC, Discord, Inc., GitHub, Inc. i dostawca naszej poczty e-mail mają siedzibę w USA i mogą tam przetwarzać dane. Baza danych i funkcje panelu klienta działają we Frankfurcie, ale ich dostawcy mogą mieć do nich dostęp z USA. Wszystkie te firmy uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (wraz z rozszerzeniem dla Wielkiej Brytanii), Neon, LLC w ramach certyfikacji swojej spółki matki Databricks, Inc. Komisja Europejska uznała, że firmy z tego programu zapewniają odpowiedni poziom ochrony (decyzja z 10 lipca 2023 r.). Gdyby któraś z firm przestała uczestniczyć w programie, korzystamy ze standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Aktualną listę firm z programu znajdziesz na stronie dataprivacyframework.gov (otwiera nową kartę). Informację o zabezpieczeniach, np. kopię klauzul umownych, dostaniesz, pisząc na adres z pkt 2.

8. Jak długo przechowujemy dane?

Raz w miesiącu usuwamy z komunikatora powiadomienia starsze niż 12 miesięcy. Po upływie okresu usuwamy dane albo zostawiamy je tylko w formie, która nie pozwala Cię rozpoznać.

9. Jakie masz prawa?

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i do ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania, czyli poprawienia danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych, gdy nie ma podstawy do ich przetwarzania (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania, np. na czas sprawdzenia, czy dane są prawidłowe (art. 18 RODO),
• przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy, np. do innej firmy (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu - wskaż wtedy swoją szczególną sytuację; przestaniemy, chyba że mamy ważniejsze powody albo dane są potrzebne do roszczeń (art. 21 RODO),
• skargi do organu ochrony danych, jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem (art. 77 RODO). W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa (uodo.gov.pl (otwiera nową kartę)). Możesz też złożyć skargę w kraju, w którym mieszkasz lub pracujesz. Ponieważ nasza spółka ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, możesz zwrócić się także do brytyjskiego urzędu ochrony danych - Information Commissioner's Office (ico.org.uk (otwiera nową kartę)).

Prawa nie są bezwzględne i nie każde dotyczy każdego celu. Żeby z nich skorzystać, napisz albo zadzwoń (pkt 2). Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

10. Czy profilujemy albo podejmujemy decyzje automatycznie?

Nie. Nie profilujemy i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie (art. 22 RODO). Każdą sprawę czyta i obsługuje człowiek.

11. Czy strona używa plików cookies?

Tylko w panelu klienta (app.perfostate.pl). Po zalogowaniu zapisujemy w przeglądarce jeden plik cookie sesji (ps_panel). Dzięki niemu nie musisz logować się przy każdym wejściu. Plik zawiera tylko login, datę ważności i podpis, który chroni go przed podrobieniem. Skrypty na stronie nie mają do niego dostępu. Plik wygasa po 30 dniach albo po kliknięciu „Wyloguj”.

Panel administratora, z którego korzysta tylko właściciel PerfoState, ma osobny plik cookie sesji (ps_admin), ważny 12 godzin.

Poza tym strona i panel nie zapisują plików cookies i nie używają narzędzi analitycznych, reklamowych ani pikseli śledzących. Dlatego nie wyświetlamy banera zgód.

Korzystamy też z pamięci przeglądarki w dwóch sytuacjach:

• Gdy w instrukcji wybierzesz w przełączniku formę maila (Per „Ty” albo Per „Państwo”), przeglądarka zapamiętuje ten wybór w pamięci bieżącej karty (sessionStorage). Dzięki temu kolejne instrukcje pokazują szablony w tej samej formie. Zapis znika po zamknięciu karty.
• Gdy na koncie pokazowym panelu klienta klikniesz „Gotowe”, przeglądarka zapamiętuje w swojej pamięci (localStorage), że krok został zgłoszony, i pokazuje „Zgłoszone - potwierdzimy”. Zapis zawiera tylko oznaczenie projektu i kroku oraz ewentualnie wybraną firmę na fakturze. Na zwykłym koncie zgłoszenia zapisujemy w panelu (pkt 3), nie w przeglądarce.

Te zapisy nie trafiają do nas. Nie potrzebujemy na nie zgody, bo pliki cookie sesji i zapisy w pamięci przeglądarki są niezbędne do działania funkcji, z których świadomie korzystasz (art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej).

Po starym panelu (perfostate.pl/projekt/) w przeglądarce mogą jeszcze zostać jego plik cookie sesji, który wygaśnie sam najpóźniej po 30 dniach, i zapisy zgłoszonych kroków. Pliki cookie i zapisy usuniesz, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki.

12. Co z linkami do innych serwisów?

Na stronie są linki do innych serwisów, np. do paneli dostawców w instrukcjach, do naszych innych marek w stopce i do asystentów AI w części „Pracuj z AI”. Do serwisu przechodzisz dopiero po kliknięciu. Nie przekazujemy mu Twoich danych. Polecenia, które przygotowujemy dla asystentów AI, zawierają tylko informacje publiczne, np. tytuł i adres instrukcji oraz nasze dane kontaktowe. Po przejściu obowiązują zasady prywatności danego serwisu.

13. Jak chronimy dane?

Strona i panel klienta działają wyłącznie przez szyfrowane połączenie (HTTPS). Do panelu klienta logujesz się loginem i hasłem; hasła przechowujemy tylko jako skrót, a liczbę prób logowania ograniczamy. Dane w panelu zmienia po naszej stronie tylko właściciel PerfoState, przez osobne konto administratora. Zgłoszenia i kopie maili przyjmujemy tylko z naszej strony, z limitem liczby wysyłek. Dostęp do powiadomień i skrzynki pocztowej mają tylko osoby z zespołu, które tego potrzebują.

14. Czy ta polityka może się zmienić?

Tak, np. gdy dodamy na stronie nową funkcję albo zmienimy dostawcę. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie. O istotnych zmianach, np. nowym celu albo nowym odbiorcy danych, poinformujemy na tej stronie, zanim zaczną obowiązywać.